Susunan Panitia
Pengertian Tugas Dan Fungsi Kerja Panitia
Pengertian Tugas
Tugas adalah pekerjaan yang tanggung jawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu. Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam sebuah organisasi.
Tanpa organisasi tidak mungkin seseorang dapat pekerjaan. Pekerjaan yang dimaksud adalah disini tugas yang diberikan atasan kepada bawahan sebagai tanggung jawab suatu jabatan/bidang dalam organisasi.
Dengan demikian dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan seseorang dalam organisasi atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam melakukan tugasnya seseorang perlu memahami tugas dan fungsi kerja jabatan tersebut.
Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggung jawab seperti dalam jabatan organisasi. Kita perlu kerja sama dengan Bidang-bidang (seksi-seksi) lain. Dalam melakukan tugas setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
Pengertian Fungsi Kerja
Fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan seusia dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda sesuai dengan bidangnya, namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu ada kerja sama.
Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan . Dalam organisasi fungsi kerja benar-benar sangat diperlukan.
Hal ini sangat memperngaruhi keberhasilan dalam suatu kegiatan atau tujuan organisasi. Langkah awal untuk mengsukseskan keberhasilan dalam suatu kegiatan atau tujuan organisasi langkah awal untuk mengsukseskan kegiatan reuni akbar ini adalah seseorang yang terlibat dalam kegiatan kepanitiaan yang sebenarnya.
Kemudian setiap yang terpilih sebagai pengurus inti “panitia” dalam kegiatan ini perlu memahami tugas dan fungsi kerja kepanitiaan dari ketua sampai seksi-seksi.
Penasehat
Fungsi dan Tugas Kerja penasehat adalah sebagai berikut :
- Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran, rencana usaha dana, rencana pelaksanaan kegiatan bila dianggap perlu.
- Memberikan motivasi, inspirasi, serta koreksi kepada seksi kepanitiaan.
- Mencari jalan keluar (solusi) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan.
Organisasi Committee (OC)
Ketua Panitia
- Membuat proposal dan mengurus perizinan.
- Mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan semua seksi.
- Memantau kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing seksi.
- Membuat konsep, mengambil keputusan dan mempertanggung jawabkan tugas-tugas secara umum yang dilaksanakan semua seksi.
- Membagi tugas kepada setiap Koordinator.
- Menambahkan anggota panitia baru.
Wakil Ketua
- Melaksanakan tugas ketua bila ketua tidak dapat melaksanakan fungsinya.
- Mendampingi atau membantu mengatasi pekerjaan ketua.
- Menjalankan instruksi dari ketua panitia
- Memantau kinerja setiap seksi.
Sekretaris
- Mendampingi kegiatan ketua. Mengerjakan secara administratif tentang hal-hal yang harus dicatat atau diolah secara administratif
- Melakukan pencatatan segala keputusan atau kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh ketua hasil musyawarah.
- Membuat laporan kegiatan sebelum dan sesudah penyelenggaraan.
Wakil Sekretaris
- Membantu sekretaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekretaris.
- Mewakili sekretaris dalam rapat apabila sekretaris berhalangan.
Bendahara
- Menampung, menyimpan, membukukan uang yang ada.
- Mengeluarkan uang yang dibutuhkan dalam pembiayaan yang telah disetujui oleh ketua
- Bertanggung jawab terhadap keuangan yang ada padanya.
- Membuat laporan keuangan
- Memegang seluruh bukti pengeluaran.
Wakil Bendahara
- Menjalin hubungan dengan bendahara dalam melaksanakan tugas kepanitiaan
- Mewakili bendahara dalam rapat apabila bendahara berhalangan.
Seksi-seksi
- Acara
- Perlengkapan
- Dana
- Pub & Humas
- Dekorasi
- Dokumentasi
- Transportasi
- Konsumsi
[su_note note_color=”#5ce7bd”]Baca Juga : Pengertian Susunan Acara Lengkap 2020[/su_note]
Sie Acara
Seksi acara adalah puncak dari seluruh kegiatan Reuni Akbar 2020 sangat ditentukan oleh keberhasilan pengemasan acara demi acara. Oleh karena itu seksi acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut :
- Menyusun rencana kegiatan
- Membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan berlangsung.
- Mengatur waktu, tempat, dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara.
- Menyiapkan pengisi acara, pembawa acara dan membuat konsep acara yang membuat pihak pembawa acara merasa mantap dan nyaman.
- Mengkoordinir pihak yang beroperasi pada saat acara dilaksanakan
Sie Perlengkapan
- Mencari tahu semua kebutuhan seksi terutama peralatan, kesekretariatan dan usaha dana.
- Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
- Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada panitia dan ketua
- Menyediakan sejumlah perlengkapan yang dibutuhkan
- Menginventarisir segala alat dan perlengkapan yang dibutuhkan
- Menyediakan alat dan tenaga untuk yang diperlukan
- Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman.
Sie Dana
- Mencari alamat donatur yang sering membantu
- Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber-sumber yang bisa mendapatkan dana
- Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisan
- Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap saat
- Meminta saran masukkan dari panitia inti bila terjadi kendala atau masalah.
- Mencari dana yang dibutuhkan dengan cara-cara yang baik, relavan, terjangkau dan memungkinkan untuk dilaksanakan.
Sie Publikasi & Humas
- Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan
- Mencari sumber dana dari luar (donatur) serta menandatangani surat kerja sama
- Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan reuni
- Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal-hal informasi yang ingin disampaikan kepada publik.
- Menyampaikan informasi kepada publik bila diperlukan
- Mencari atau mensurvei tempat-tempat diadakannya kegiatan
- Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan dengan berbagai cara-cara yang memungkinkan.
Sie Dekorasi
- Menyiapkan dekorasi ruang dan panggung yang digunakan untuk acara pergelaran
- Menentukan dekorasi acara
- Menentukan dekorasi panggung
Sie Dokumentasi
- Menyiapkan alat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan
- Mendokumentasikan setiap peristiwa yang dianggap perlu
- Mengedit hasil liputan sehingga diperoleh hasil yang bagus dan tidak mengecewakan
- Mendokumentasikan spot-spot yang diminta oleh sponsor
- Memberikan hasil dokumentasi kepada pihak yang membutuhkan.
Sie Transportasi
- Mencari tahu semua kebutuhan para seksi untuk transportasi
- Mengurus pengadaan transportasi
Sie Konsumsi
- Meng-handle segala macam urusan makanan dan minuman
- Menyiapkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.
- Menyiapkan barang konsumsi kepada hadirin sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
[su_note note_color=”#5ce7bd”]Baca Juga : Susunan Acara Halal Bihalal[/su_note]
Susunan Panitia Acara Pameran
Penyelenggaraan pameran diawali dengan pembentukan panitia pameran. Pembentukan panitia sangat penting karena perlu ada pembagian tugas dalam penyelenggaraan pameran. Penyelenggaraan pameran seni rupa sekolah akan berjalan lancar bila ada pembagian tugas kepanitiaan secara jelas.
Tujuannya agar masing-masing orang yang terlibat dalam kepanitiaan pameran memiliki rasa tanggung jawab dan kebersamaan. Umumnya Struktur kepanitiaan pameran terdiri dari panitia inti dan dibantu beberapa seksi.
Setiap seksi bertanggung jawab pada bidang tugas dan pekerjaan masing-masing. Semua seksi harus berkoordinasi dengan ketua panitia. Dikutip dari situs resmi kementerian pendidikan dan kebudayaan Indonesia, susunan panitia pameran seni rupa sekolah terdiri dari :
- Pembimbing
- Ketua Panitia
- Wakil Ketua
- Sekretaris
- Bendahara
- Seksi Kesekretariatan
- Seksi Usaha
- Seksi Publikasi dan Dokumentasi
- Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang
- Seksi Stand
- Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya
- Seksi Perlengkapan
- Seksi Keamanan
- Seksi Konsumsi
Berikut ini penjelasannya :
Pembimbing
Bertugas membimbing dan mengarahkan agar pameran dapat berjalan dengan baik. Biasanya guru yang bertindak sebagai pembimbing.
Ketua
Ketua Panitia adalah pimpinan penyelenggaraan pameran yang bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pameran. Ketua bertugas mencari jalan keluar dan menyelesaikan berbagai masalah yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran. Ketua harus memiliki sikap kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar, bijaksana, tanggung jawab penuh terhadap tugas dan kewajiban nya. Dalam menjalankan tugas, ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak yang mendukung kegiatan.
Wakil Ketua
Wakil ketua adalah pendamping Ketua yang bertugas dan bertanggung jawab atas kepengurusan berbagai hal. Memperlancar kegiatan seksi-seksi dan mampu mengganti (melaksanakan) tugas ketua apabila ketua berhalangan.
Sekretaris
Tugas pokok sekretaris adalah menulis seluruh kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran. Tugas sekretaris antara lain :
- Pembuatan surat-surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, orang tua, kepala Dinas setempat, bila pameran diadakan dilingkungan sekolah.
- Bila pameran diadakan di luar sekolah perlu pembuatan surat izin dan pemberitahuan pada instansi pemerintah yang berwenang.
- Mengarsipkan surat-surat penting dan menyusun sesuka waktu pengeluaran surat-surat secara cermat dan teratur.
- Bersama ketua membuat laporan kegiatan sebelum, saat dan sesudah pergelaran berlangsung.
- Bendahara
Bendahara bertanggung jawab penuh atas biaya pengeluaran pameran meliputi penggunaan, penyimpanan dan penerimaan uang dana yang masuk. Bendahara harus menyusun laporan pertanggungjawaban atas penggunaan dan pengelolaan keuangan selama pameran berlangsung, bendahara harus memiliki sikap jujur, teliti, cermat, sabar, tidak boros dan tidak lepas tanggung jawab terhadap seluruh tugasnya.
Seksi Kesekretariatan
Seksi Kesekretariatan bertugas membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti surat menyurat, penyusunan proposal kegiatan dan mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai.
Seksi Stand
Seksi stand atau petugas stand yang bertugas menjaga kelancaran pameran mengatur atau mengarahkan pengunjung mulai masuk sampai ke luar ruang pameran. Petugas stand diharapkan melayani para pengunjung secara ramah dan sopan dalam memberikan informasi tentang karya-karya yang dipamerkan.
Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya
Karya yang akan dipamerkan, dikumpulkan, dipilih dan dikategorikan sesuai tema pameran. Seksi pengumpulan dan seleksi karya bertugas melakukan pencatatan dan pendataan karya (nama Seniman, judul, tahun pembuatan, kelas, harga dan lain-lain) serta melakukan pemilihan karya yang akan dipamerkan.
Seksi Perlengkapan
Seksi perlengkapan memiliki tugas untuk mengatur berbagai perlengkapan (alat dan fasilitas lain) yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran. Seksi ini bekerja sama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang mempersiapkan tempat penyelenggaraan pameran serta berkoordinasi secara khusus dengan seksi pengumpulan dan pemilihan karya.
Seksi Keamanan
Tugas seksi keamanan diantaranya menjaga ketertiban dan keamanan lokasi pameran khususnya keamanan karya-karya yang dipamerkan.
Seksi Konsumsi
Saat pembukaan pameran umumnya tersedia kudapan atau hidangan bagi tamu undangan. Seksi konsumsi bertugas menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitiaan pameran.
Maka demikian lah artikel mengenai susunan panitia. Bila ingin program itu berjalan sukses, maka seluruh stakeholder (panitia inti, seksi, anggota) harus bersatu hati untuk menyatakan maju terus pantang mundur menerobos segala rintangan dan halangan. Marilah kita merapatkan barisan demi suksesnya kegiatan kepanitiaan. Semoga menginspirasi dan bermanfaat.
[su_note note_color=”#5ce7bd”]Baca Juga : Pengertian Susunan Skripsi Lengkap [2020][/su_note]